Digitalisierung eines Catering-Unternehmens in Berlin

Situation

Ein familiengeführtes Catering-Unternehmen aus Berlin organisierte jährlich rund 420 Events im B2B- und Privatkundenbereich. Das Unternehmen beschäftigte 18 Mitarbeitende und erzielte einen Jahresumsatz von etwa 1,9 Millionen Euro. Die Nachfrage wuchs stabil um rund 12 Prozent pro Jahr.

Die operativen Prozesse waren jedoch weitgehend manuell organisiert. Angebote wurden individuell in Excel erstellt, Bestellungen per E-Mail koordiniert und zentrale Informationen in mehreren Tabellen gepflegt. Pro Woche wurden 35 bis 50 Angebotsanfragen bearbeitet, wobei die Erstellung eines einzelnen Angebots durchschnittlich 35 Minuten in Anspruch nahm.

Mit zunehmendem Wachstum stieg der operative Druck deutlich an. Die bestehenden Abläufe konnten das steigende Volumen nicht mehr effizient abbilden.

Herausforderung

Die Angebotserstellung band wöchentlich rund 25 Arbeitsstunden. Gleichzeitig kam es regelmäßig zu Inkonsistenzen bei Preisen und Verfügbarkeiten, da keine zentrale Datenbasis existierte.

In der Küchenplanung wurden Mengen auf Basis von Erfahrungswerten geschätzt. Dies führte zu einer durchschnittlichen Überproduktion von 18 Prozent pro Event. Die daraus resultierenden Lebensmittelverluste lagen bei etwa 6.200 Euro pro Monat.

Die Rechnungsstellung erfolgte manuell mit einer Verzögerung von 5 bis 7 Tagen nach Veranstaltungsende. Rund 14 Prozent der Rechnungen mussten nachträglich korrigiert werden.

Auch die HACCP-Dokumentation war vollständig manuell organisiert und benötigte täglich etwa 1,5 Stunden. Gleichzeitig bestand das Risiko unvollständiger Nachweise.

Die fehlende Integration zwischen POS-System, Warenwirtschaft, Personalplanung und Buchhaltung führte dazu, dass Daten mehrfach erfasst wurden und zusätzlicher Zeitaufwand entstand.

Empfohlene Tools in 2026 im Überblick

Wir legen großen Wert auf die Einführung von deutschen, regionalen Unternehmen in unserer Digitalisierungsmission.

• CaterSmart für Angebotsmanagement, Eventplanung und Kundenverwaltung
• Sizzly für digitale Bestellprozesse und Vorbestellungen
• Lightspeed POS für Kassensystem, Abrechnung und Reporting
• Planday für digitale Personalplanung und Einsatzsteuerung
• DATEV für Finanzbuchhaltung und automatisierte Rechnungsverarbeitung

Aktion

Innerhalb von vier Monaten wurde eine integrierte, cloudbasierte Systemlandschaft eingeführt.

Als zentrale Plattform implementierte das Unternehmen CaterSmart zur Verwaltung von Angeboten, Kunden und Events. Ergänzend wurde Sizzly für digitale Bestellungen und strukturierte Anfragen eingesetzt.

Die Angebotserstellung wurde standardisiert und automatisiert. Auf Basis hinterlegter Menüs, Preislogiken und Veranstaltungsparameter konnten Angebote direkt generiert werden. Die Bearbeitungszeit pro Angebot sank dadurch von 35 Minuten auf 9 Minuten.

Für die Küchenplanung wurden Rezepturen und Portionsgrößen digital hinterlegt. Einkaufsbedarfe wurden automatisch berechnet und direkt mit der Warenwirtschaft verknüpft.

Die Rechnungsstellung wurde vollständig digitalisiert und an DATEV angebunden. Rechnungen wurden automatisiert erstellt und innerhalb von 24 Stunden nach Eventabschluss versendet.

Die Personalplanung erfolgte über Planday, wodurch Einsatzpläne zentral koordiniert werden konnten. Zusätzlich wurde mit Lightspeed POS ein integriertes Kassensystem eingeführt.

Im Bereich Lebensmittelsicherheit wurde ein digitales HACCP-System implementiert, das Temperaturdaten automatisch erfasst und dokumentiert.

Alle Systeme wurden über Schnittstellen miteinander verbunden, sodass Daten nur einmal erfasst werden mussten und zentral verfügbar waren.

Resultat

Sechs Monate nach der Einführung wurden die Ergebnisse ausgewertet.

Die Zeit für die Angebotserstellung reduzierte sich von 25 auf 7 Stunden pro Woche, was einer Einsparung von 72 Prozent entspricht. Die durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Angebot sank von 35 Minuten auf 9 Minuten. Gleichzeitig stieg die Abschlussquote von 32 Prozent auf 41 Prozent.

Die Lebensmittelverschwendung konnte von 18 Prozent auf 7 Prozent pro Event reduziert werden. Die monatlichen Verluste sanken von 6.200 Euro auf 2.300 Euro, was einer jährlichen Einsparung von 46.800 Euro entspricht.

Die Rechnungsstellung erfolgte nun innerhalb von 24 Stunden statt zuvor bis zu 7 Tagen. Die Fehlerquote sank von 14 Prozent auf unter 2 Prozent.

Der administrative Gesamtaufwand reduzierte sich von 52 auf 21 Stunden pro Woche. Die eingesparte Zeit wurde gezielt in Vertrieb und Kundenbetreuung investiert.

Die HACCP-Dokumentation wurde vollständig automatisiert, wodurch monatlich rund 30 Arbeitsstunden eingespart wurden.

Insgesamt stieg die operative Marge von 12,4 Prozent auf 19,1 Prozent innerhalb von sechs Monaten.

„Früher haben wir Angebote manuell erstellt und oft Stunden verloren, bevor wir überhaupt beim Kunden waren. Heute erstellen wir ein vollständiges Angebot in wenigen Minuten und haben gleichzeitig die gesamte Planung im System. Das hat nicht nur Zeit gespart, sondern unser gesamtes Geschäft stabiler und profitabler gemacht.“

Zusammenfassung

Die Digitalisierung im Catering führte zu klar messbaren Verbesserungen in Effizienz, Kostenstruktur und Profitabilität. Durch den Einsatz cloudbasierter Software, digitaler Bestellsysteme und automatisierter Prozesse konnten zuvor fragmentierte Abläufe in eine integrierte Struktur überführt werden.

Entscheidend war die durchgängige Vernetzung aller Systeme. Dadurch wurden doppelte Dateneingaben eliminiert, Fehler reduziert und eine zentrale Datenbasis geschaffen. Das Unternehmen konnte seine bestehenden Ressourcen effizienter nutzen und weiteres Wachstum ohne zusätzlichen Verwaltungsaufbau realisieren.

Outlook für die Catering-Branche

Die Digitalisierung im Catering entwickelt sich zunehmend zu einem strukturellen Wettbewerbsvorteil. In den kommenden Jahren wird sich der Markt klar differenzieren zwischen Unternehmen mit integrierten, datenbasierten Prozessen und solchen, die weiterhin manuell arbeiten.

Ein zentraler Trend ist die Verlagerung hin zu digitalen Bestellplattformen. Es ist absehbar, dass 30 bis 50 Prozent der Standardaufträge künftig ohne manuelle Angebotserstellung abgewickelt werden. Dadurch reduzieren sich Durchlaufzeiten und Personalkosten erheblich.

Gleichzeitig wird die datenbasierte Planung zum Standard. Unternehmen, die historische Auftragsdaten konsequent auswerten, werden ihre Lebensmittelverschwendung dauerhaft auf unter 5 bis 8 Prozent senken können. Betriebe ohne diese Systeme werden weiterhin deutlich höhere Verluste aufweisen.

Auch die Integration von Systemen wird weiter voranschreiten. POS, Warenwirtschaft, Personalplanung und Buchhaltung werden zunehmend in einheitlichen Plattformen zusammengeführt. Dies ermöglicht eine vollständige Transparenz über Kosten, Margen und Auslastung.

Die Automatisierung administrativer Prozesse wird dazu führen, dass Catering-Unternehmen mit kleineren Teams größere Auftragsvolumina bewältigen können. Gleichzeitig verschiebt sich der Fokus von operativer Verwaltung hin zu Vertrieb und Kundenbindung.

Langfristig wird sich die Branche stärker in Richtung standardisierter, skalierbarer Dienstleistungen entwickeln. Unternehmen, die frühzeitig in digitale Infrastruktur investieren, werden Wachstum effizient umsetzen und ihre Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig sichern.