Mit KI Wissen strukturieren und nachhaltig nutzbar machen

Eine deutsche Unternehmensberatung mit Schwerpunkt Funktionale Sicherheit in der Automobilbranche wandte sich mit einer wiederkehrenden Herausforderung an Arca.

Über viele Jahre hinweg hatte das Unternehmen im Rahmen zahlreicher Projekte eine große Menge an Sicherheitskonzepten, Analysen, Vorlagen und Compliance-Dokumenten aufgebaut. Zwar verfügte das Team über tiefgehende fachliche Expertise, doch dieses Wissen war in verstreuten Ordnerstrukturen, unterschiedlichen Versionsständen und persönlichen Archiven abgelegt.

Mit weniger als zehn Ingenieuren war das Unternehmen stark auf individuelles Erfahrungswissen und manuelle Anleitung angewiesen – sei es bei der Dokumentation, der Einarbeitung neuer Mitarbeitender oder der Vorbereitung von Schulungen. Cloud-Lösungen kamen aufgrund strenger Vertraulichkeitsanforderungen und ISO-9001-Compliance nicht infrage.

Die Herausforderung

Das Kernproblem war nicht fehlendes Know-how, sondern das Fehlen einer strukturierten Zugriffsmöglichkeit.

Ingenieure verbrachten häufig mehr Zeit mit der Suche nach relevanten Referenzen als mit der eigentlichen technischen Arbeit. Wertvolle Projektergebnisse aus der Vergangenheit waren schwer auffindbar, Vorlagen existierten in mehreren, teils widersprüchlichen Versionen, und das Onboarding neuer Mitarbeitender basierte fast ausschließlich darauf, dass Senior-Ingenieure Beispiele manuell erklärten.

Auch die Vorbereitung von Schulungen bedeutete jedes Mal, Materialien neu zusammenzustellen – ein zusätzlicher interner Aufwand.

Ohne eine sichere, lokal betriebene KI-Lösung konnte das Unternehmen trotz klarer Effizienzpotenziale keine modernen Werkzeuge einsetzen.

Unser Ansatz

Arca startete mit einer gezielten Analyse der bestehenden Dokumentations- und Wissensprozesse.

Durch Interviews und Prozess-Mapping identifizierten wir, an welchen Stellen Ingenieure Zeit verloren, wie Informationen zwischen Mitarbeitenden flossen und welche Phasen des Safety-Lifecycles die größten Reibungsverluste verursachten.

Schnell wurde deutlich: Das Unternehmen benötigte ein zentrales, verbindliches System, das bisherige Projektergebnisse strukturiert organisiert, schnellen Zugriff ermöglicht und die Erstellung neuer Sicherheitsdokumentationen unterstützt.

Zur Lösung entwickelte Arca einen privaten, vollständig On-Premise betriebenen AI Knowledge Hub – maßgeschneidert für die strengen Vertraulichkeitsanforderungen des Kunden.

Die Lösung kombinierte eine strukturierte Ingestion-Pipeline, eine semantische Suchschicht und ein leichtgewichtiges, selbst gehostetes Sprachmodell.

Alle historischen Projektdokumente wurden lokal verarbeitet und eingebettet, sodass eine durchsuchbare interne Wissensbasis entstand, die Kontext und Zusammenhänge zwischen Artefakten bewahrte.

Ein FastAPI-Backend sowie eine schlanke, interne Benutzeroberfläche sorgten für einfache Bedienbarkeit. Die Docker-basierte Deployment-Struktur stellte sicher, dass das kleine Ingenieurteam das System ohne zusätzlichen Betriebsaufwand verwalten konnte.

Ingenieure konnten relevante Analysen, Vorlagen und Referenzkonzepte nun in Sekunden abrufen – statt Ordner zu durchsuchen oder Kolleginnen und Kollegen zu unterbrechen.

Compliance-Vorlagen für Sicherheitsberichte ließen sich automatisch mit kontextrelevanten Inhalten aus früheren Projekten vorbefüllen. Neue Projektdaten konnten kontinuierlich über die Ingestion-Pipeline ergänzt werden, sodass der Knowledge Hub parallel zum Unternehmenswachstum mitwuchs.

Ergebnisse

Die Auswirkungen waren unmittelbar und messbar.

Der Zeitaufwand für die Informationssuche sank um rund 80 %, da unstrukturierte Archive und Rückfragen bei Kolleginnen und Kollegen weitgehend entfielen.

Das Onboarding, das zuvor etwa 40 Stunden manueller Erklärung und Dokumentensuche erforderte, reduzierte sich auf rund 10 Stunden.

Durch den schnellen Zugriff auf Best-Practice-Materialien sparten Ingenieure im Schnitt etwa 20 Stunden pro Monat bei Dokumentationsaufgaben – Zeit, die stattdessen in technische Analyse investiert werden konnte.

Auch die Vorbereitung von Schulungen beschleunigte sich deutlich (ca. 50 % schneller), da Referenzunterlagen direkt aus der zentralen Wissensbasis zusammengestellt werden konnten.

Neben der Effizienzsteigerung erhöhte der Knowledge Hub auch die Qualität und Konsistenz.

Dokumente basierten auf einheitlichen, aktuellen Vorlagen, wodurch das Risiko veralteter Ansätze reduziert wurde. Senior-Ingenieure wurden seltener unterbrochen, während Junior-Ingenieure breiteren Zugang zu Projekterfahrungen erhielten.

Das Unternehmen gewann eine verlässliche „Single Source of Truth“ für sein institutionelles Wissen – mit höherer Sicherheit in Bezug auf Vollständigkeit und Audit-Fähigkeit der Compliance-Dokumentation.

Wirkung

Für eine kleine, hochspezialisierte Beratung wurde der Knowledge Hub zu einem strategischen Asset.

Er sicherte jahrelang aufgebautes Expertenwissen in einer belastbaren Struktur, stärkte die Fähigkeit des Unternehmens, konsistente und auditfähige Dokumentation zu liefern, und schuf eine skalierbare Grundlage für weiteres Wachstum.

Entscheidend dabei: Alle Vorteile wurden realisiert, ohne die strengen Vertraulichkeitsanforderungen im Bereich Funktionale Sicherheit zu kompromittieren.

Die Umsetzung durch Arca zeigt, wie durchdacht eingesetzte On-Premise-KI selbst in stark regulierten Umgebungen operative Prozesse spürbar verbessern kann – auch bei kleinen Expertenteams.